Man's right hand is preparing to pick a rolled up scroll of US 100 dollar bill with portrait / image of Benjamin Franklin on a black rat trap. Using money as a bait to lure someone for illegal things.

Poniższy temat już długo chodzi mi po głowie i wreszcie uznałem, że zasługuje na Twoją uwagę. Jeżeli prowadzisz biznes zarówno usługowy jak i handlowy to może cię spotkać problem z dłużnikami. Odroczone terminy płatności, ciągłe poślizgi i unikanie telefonów od wierzycieli to zmora każdego przedsiębiorcy głównie w branżach budowlanych, transportowych i handlowych.

Uważam, że skala jaką osiąga to zjawisko w Polsce jest tak ogromna, że naprawdę strach zakładać swój biznes. Od lat walczę z klientami, którzy nie płacą w terminach, są nierzetelni lub po prostu są oszustami. Po wielu sprawach w sądach, przetestowaniu usług kilku różnych firm windykacyjnych(również tych najbardziej znanych) oraz obsłudze ubezpieczenia należności czy faktoringu wysnułem pewne wnioski.

W Polsce łatwiej i bezpieczniej jest być złodziejem i oszustem niż uczciwym przedsiębiorcą. Niemniej nie będę się rozpisywał na temat dłużników tylko jak się przed nimi zabezpieczyć.

Poniżej kilka możliwości w jaki sposób można ograniczyć ryzyko utraty płynności z powodu dłużnika. Zakładamy, że wydałeś towar, wykonałeś usługę i wystawiłeś fakturę z odroczonym terminem płatności. Klient nie płaci w terminie lub w ogóle.

Co mógłbyś zrobić?

  1. Ubezpieczenie należności.

Ubezpieczenie należności z definicji chroni Twoją firmę przed nieplanowanymi stratami z powodu nie zapłacenia faktur przez kontrahenta oraz skutecznie pozwala zarządzać ryzykiem handlowym i politycznym.

Czyżby?

Sama idea ubezpieczenia jest ciekawa, warta wdrożenia i konieczna podczas prowadzenia niektórych przedsięwzięć natomiast w praktyce nie wygląda to tak obiecująco.

 

Idąc od początku, jak to działa?

Sprzedajemy klientowi towar, wystawiamy fakturę z kredytem kupieckim, czyli odroczonym terminem płatności np. o 30 dni. Zakładamy, że klient jest naszym stałym, powtarzalnym klientem, w tym przypadku z definicji: to taki klient, który dokonał przynajmniej dwukrotnie zakupu w naszej firmie za gotówkę lub poprzez przedpłatę faktury pro-forma.

Mija miesiąc, a klient nadal nie opłacił faktury. Od tego momentu mamy 30 dni, aby zgłosić klienta do ubezpieczyciela. Jeżeli nie zrobimy tego do 30 dni, tracimy możliwość skorzystania z ubezpieczenia, więc musimy zgłosić klienta przed tym terminem. Po przesłaniu faktur i założeniu sprawy rozpoczyna się proces windykacyjny.

Dział windykacji najpierw próbuje kontaktować się telefonicznie, jeżeli te działania są nieskuteczne to firma wysyła monit(wezwanie do zapłaty) listem poleconym, cały czas próbując się umówić na rozmowę i spłatę należności. Ten proces trwa do 60 dni, czyli jak łatwo policzyć od wystawienia faktury minęło już cztery miesiące(30dni termin właściwy, 30dni do zgłoszenia, 60dni windykacja).

Jeżeli nadal nie udało się uzyskać pieniędzy od dłużnika rozpoczynamy proces sądowy. Płacimy ubezpieczycielowi za monity, które wcześniej wysyłał, często jest to koszt rzędu 40-50zł netto(za wysłanie jednego listu poleconego). Monity są konieczne, aby zacząć proces sądowy, gdyż bez tego klient mógłby objąć stanowisko, że nie wiedział o zaległościach. Skutecznie doręczony monit jest podstawą domniemania, że jednak wiedział. W tym momencie możemy złożyć wniosek o wypłatę ubezpieczenia, ale wielokrotnie ubezpieczyciel prosi o przedłużenie możliwości windykacji o kolejne 60 dni, jeżeli widzi realną szansę spłaty przez dłużnika metodą pozasądową.

Wybór należy do nas, jeżeli się zgodzimy to nadal nie mamy pieniędzy, jeżeli się nie zgodzimy to w najlepszym wypadku za kilkanaście dni ubezpieczyciel wypłaci nam odszkodowanie w wysokości około 90% faktury(reszta przepada na rzecz ubezpieczyciela). Po wypłacie odszkodowania istnieje ryzyku wzrostu składki rocznej. Z doświadczenia dodam, że mój ubezpieczyciel po wypłaceniu trzech szkód podniósł składkę w trakcie trwania umowy na podstawie aneksu, do którego ma prawo o ponad 50%!

Zatem jak skutecznie zarządzać ryzykiem finansowym, jeżeli z pomocą ubezpieczyciela sprawa w optymistycznej wersji rozciąga się do 5-ciu, 6-ciu miesięcy. Planując budżet zakładamy, że gotówka spłynie załóżmy w kwietniu i na tej podstawie możemy planować dostawy, inwestycje oraz zatrudnienie dodatkowych ludzi. Okazuje się jednak, że pieniądze mogą spłynąć dopiero we wrześniu, co zdecydowanie wyklucza możliwość planowania wydatków lub podpisywania umów handlowych ze ściśle określonymi terminami.

W mojej ocenie ubezpieczenie należności ma wiele zalet, ale kosztuje zdecydowanie za dużo w stosunku do korzyści jakie można odnieść, jednocześnie nie daje nam żadnej gwarancji wypłaty świadczeń. Mimo zapewnień ubezpieczyciela dla mnie planowanie inwestycji w oparci o bezpieczeństwo wypłaty świadczeń to wróżenie z fusów.

 

  1. Umowa faktoringowa

Definicja: przedsiębiorstwo korzystające z faktoringu szybciej otrzymuje środki finansowe wynikające z zawartej transakcji sprzedaży, ponieważ faktor przekazuje mu w formie zaliczki wcześniej ustalony procent wierzytelności (najczęściej to około 90% wartości faktury). Faktoring pozwala zatem przedsiębiorstwu skrócić cykl rotacji należności, a więc poprawić jego bieżącą płynność. Ponadto faktoring umożliwia podmiotom gospodarczym ograniczyć ryzyko niewypłacalności kontrahenta (ryzyko to podejmuje faktor).

Jak to działa w praktyce?

Wystawiamy kontrahentowi fakturę, po czym od razu możemy ją zgłosić faktorowi do systemu faktoringowego. Co do zasady powinniśmy do około 3 dni otrzymać 90% wartości faktury. Procent wynika z podpisanej umowy, może być nieco większy lub mniejszy. Faktor przejmuje na siebie obowiązki windykacji, wysyłania monitów, oraz kontrolowanie salda z kontrahentem. Kontrahent opłaca faktury na konto faktora, a nie nasze. W praktyce jednak faktor nie zawsze wypłaca środki od razu, zdarza się musi zweryfikować i potwierdzić saldo z kontrahentem, co wielokrotnie znacznie opóźnia wypłatę środków. Problem z factoringiem jest taki, że sama procedura wprowadzania faktur, robienia raportów zestawień zabiera ogromną ilość czasu. Dla takiej obsługi potrzebna jest dodatkowa osoba w firmie – w zależności oczywiście od skali działalności i ilości dokumentów.

Uważam, że faktoring jest dobrym rozwiązaniem, ale generuje mnóstwo dodatkowej pracy, dokumentacji i oczywiście kosztów. Usługa jest zdecydowanie droższa niż samo ubezpieczenie należności.

 

 

  1. Firma windykacyjna

Takie firmy dzielą się na kilka rodzajów, w zależności od działań jakie prowadzą(niektóre firmy łączą ze sobą wszystkie działania):

  • Terenowa windykacja

Tego typu działania polegają na odwiedzaniu klienta w firmie, w domu, gdziekolwiek celem wezwania do zapłaty lub podpisania uznania długu i ugody. Podpisanie uznania długu przez dłużnika jest bardzo ważne, ponieważ pozwala skrócić proces otrzymania sądowego nakazu zapłaty. Z takim dokumentem nie musimy zakładać sprawy sądowej, dochodzić swoich racji i udowadniać, że klient rzeczywiście złożył zamówienie, odebrał towar i nie zapłacił. Kontrahent sam przyznaje się, że taki dług posiada.

Jak to wygląda w praktyce:

Tego typu firmy pobierają przeważnie prowizje od odzyskanych pieniędzy rzędu kilkunastu do kilkudziesięciu procent(niektóre firmy żądają przedpłaty – takich firm należy od razu unikać). Niestety nie ma się co łudzić, że mając dłużnika z długiem opiewającym na kwotę 300-500zł ktoś pojedzie osobiście angażować się w ściągnięcie długu. Zakładając, że prowizja dla firmy windykacyjnej to 20%, czyli z 300zł jest to 60zł. Żaden windykator za 60zł nawet nie wyjdzie z biura, gdyż sam dojazd do klienta spowodowałby już stratę dla firmy. Takie sprawy prowadzone są za pomocą wysłania wezwania do zapłaty. Firma wysyła kilkukrotnie list polecony z pieczątką i tyle. Statystycznie, jakiś procent klientów zapłaci, a sprawy osób, które nie płacą po prostu są umarzane i firma rozwiązuje z Wami umowę.

Uważam, że list polecony z wezwaniem można wysłać samemu – statystycznie osiągniemy ten sam lub przynajmniej podobny efekt. Jeżeli decydujemy się na takie działania przy pomocy firmy windykacyjnej, godzimy się na ich wyłączność do ściągania długu. Zatem jeżeli klient przyjedzie do nas zapłacić z własnej woli i tak musimy przekazać prowizję do firmy windykacyjnej.

  • Windykacja drogą listowną

Część firm windykacyjnych bazuje tylko na wysyłaniu monitów. Wysyłają setki wezwań dziennie, ich całkowity koszt poniesionych działań to cena listu poleconego i wynagrodzenie osoby, która drukuje i przygotowuje te listy. Firmy, które oferują niewielki procent(około 8-12%) za odzyskiwanie należności działają właśnie w taki sposób. Ich praca nie wykracza poza wysłanie listu z wezwaniem do zapłaty. Skuteczność jest marna, ale statystycznie dla firmy opłacalna. Koszty i zaangażowanie stosunkowo małe, a jednak jakiś procent klientów opłaci zaległe faktury.

Uważam, że to najgorsza forma windykacji a i takich firm na rynku jest mnóstwo, bardzo często jednak pojawiają się i znikają po kilku miesiącach.

  • Niekonwencjonalne działania

Mam na myśli karków, czyli terenowych windykatorów o ponad przeciętnej posturze. Bardzo często biorą zaliczkę na poczet swoich działań lub spory procent sięgający 30,  a  nawet 50% w sprawach trudnych.

W mojej ocenie działają stosunkowo szybko i skutecznie, pod warunkiem, że klient ma skąd wziąć gotówkę. Jeżeli nie ma, to z pustego i kark nie wyciągnie, a dodatkowo możemy mieć spore problemy związane ze sposobem egzekwowania należności, gdy karków za bardzo poniesie fantazja. Uważam, że nie warto narażać się na takie działania, gdyż jako zleceniodawca możemy ponieść dużo większe konsekwencje prawne niżeli sam windykator.

  • Obsługa prawna

Chodzi o firmy windykacyjne, które pośredniczą w obsłudze prawnej. Realizują swoje działania dokładnie tak samo jak każdy indywidualny prawnik, czy kancelaria adwokacka. Są jedynie pośrednikiem w tych działania. Przekazują Ci wytyczne na temat dokumentów jakie należy przygotować, gdzie i co opłacić, oraz co dalej zrobić. Za tą obsługę pobierają oczywiście opłaty.

Nie widzę sensu korzystania z takich usług. Płacimy za pośrednika/łącznika między nami a kancelarią adwokacką. Można to samo zrobić samemu zgłaszając się do pierwszej lepszej kancelarii. W odzyskiwaniu długów ważniejszy od adwokata jest komornik, więc sam wybór kancelarii nie jest najważniejszy. Z drugiej strony większość kancelarii korzysta z usług swojego komornika, więc warto zdywersyfikować kancelarie i sprawdzić ich skuteczność.

  • Skupowanie długów

Firmy, które ogłaszają się: odkupimy twojego dłużnika to również farsa. Takie firmy dokładnie weryfikują czy dany dług jest do odzyskania, czy firma lub osoba posiada majątek, nieruchomości, środki trwałe. Jeżeli istnieje możliwość odzyskania pieniędzy to firma zaproponuje Wam jakiś procent za wykupienie długu. Jeżeli nie będzie widziała takiej możliwości po prostu go nie odkupi.

Można więc wnioskować, że jeżeli istnieje możliwość odzyskania długu warto zrobić to samemu. Wielokrotnie próbowałem sprzedać długi, niestety po weryfikacji ani razu firma nie zaproponowała nawet 10%. Z tego wynika, że skupują tylko łatwe sprawy.

 

  1. Obsługa prawna

Jednorazowe wizyty w kancelarii są dość drogie, natomiast jeżeli osiągamy już pewien pułap spraw wymagających konsultacji z prawnikiem warto wykupić abonament w kancelarii adwokackiej. To pozwoli w każdej chwili w ramach stałej obsługi prawnej konsultować się z adwokatem. Wezwania do zapłaty wychodzące z kancelarii również będą miały większą moc sprawczą. Część dłużników kieruje się przekonaniem, że jeżeli dostaje już monit od kancelarii to jest tak daleko, że należy zapłacić i robią to świadomie. Same wezwania do zapłaty oraz wszelkie działania windykacyjne nic nie kosztują dłużnika, więc nie ma potrzeby, aby wcześniej spłacać swoje długi. Dopiero założenie sprawy w sądzie powoduje nałożenie opłat sądowych na dłużnika, które najpierw ponosi w całości wierzyciel. Dopiero po zakończeniu procesu są one doliczane do długu. Są oczywiście jeszcze odsetki ustawowe, ale w mojej ocenie są mało dotkliwe dla dłużnika, a wierzycielowi nie pokryją nawet kosztów podjętych działań windykacyjnych nie mówiąc już o jakimś zadość uczynieniu.

W mojej ocenie współpraca z kancelarią oraz komornikiem, któremu jeszcze się chce zabierać za drobne sprawy to najskuteczniejsza forma odzyskiwania należności. Nie twierdzę jednak, że jest to forma idealna, ponieważ również kosztuje sporo pieniędzy, a sprawy ciągną się często latami. Z moich doświadczeń wynika, że sprawy toczą się średnio około półtorej roku, od momentu założenia sprawy do czasu odzyskania należności przez komornika. Zdarza się oczywiście, że zanim otrzymamy sądowy nakaz zapłaty z dłużnika nie ma już co ściągać. Wtedy sprawa jest umarzana i wszystkie koszty sądowe, koszty adwokata i komornika zostają na naszej głowie.

 

 

Wnioski do jakich doszedłem jednoznacznie mówią, że każdy rodzaj obsługi należności angażuje mnóstwo środków finansowych. Z jednej strony kontrahenci nie płacą, z drugiej strony obsługa należności kosztuje dziesiątki lub setki tysięcy złotych w skali roku(w zależności oczywiście od skali działania). Moim zdaniem jedynym złotym środkiem jest wprowadzenie twardych zasad współpracy z kontrahentami, dokładnie określonych limitów zaangażowania środków oraz wykluczenie klientów, którzy są nieterminowi. Zasada Pareto idealnie pokazuje, że 20% klientów generuje 80 obrotu, jednocześnie 20% klientów opłaca swoje faktury w relatywnie akceptowalnych terminach. Z kolei 80% klientów wymaga ciągłego ponaglania, realizowania stałych działań windykacyjnych oraz obsługi prawnej. Przez 80% czasu skupiamy się na dłużnikach i rozwiązywaniu tych spraw zamiast pielęgnować relacje z kluczowymi klientami, na których zostaje nam 20% czasu.

Uważam, że lepiej nie sprzedać, nie wykonać jakiejś usługi i nie zarobić niżeli pozornie zarobić, wystawić fakturę, a później się martwić skąd wziąć środki na łatanie dziur i leczenie płynności finansowej.

 

Udostępnij ten artykuł Twoim znajomym!