praca1

Każdy z nas ma w swojej pracy czy w swojej firmie mnóstwo rzeczy do zrobienia, co sprawia, że stale jesteśmy zajęci. Jednak Prawo Parkinsona mówi, że praca zawsze zajmuje tyle czasu ile na nią przeznaczymy. Łatwo zauważyć, że każdy z nas przez cały dzień jest zajęty, ale jak się okaże, że nagle musimy w danym dniu wyjść wcześniej to jakość zawsze zdążymy zrealizować wszystkie rzeczy do zrobienia. Po głębszej analizie czynności, które robimy okazuje się, że sporo z nich robimy niepotrzebnie, często dla wypełniania wolnego czasu, a czasami poprzez działanie i ingerencję innych osób. Zabieramy się za coś ważnego i nagle dzwoni telefon, odbieramy, a tam „ulubiony klient” pyta co słychać. Po pięciu, dziesięciu minutach rozmowy o niczym dopiero przechodzi do rzeczy. W tym czasie jesteśmy oderwani od sprawy naprawdę ważnej, do której musimy powrócić po rozmowie. Niestety nasz umysł potrzebuje kilkunastu minut, aby powrócić do poprzedniego stanu skupienia i koncentracji. Kilka takich telefonów za dnia może poważnie obniżyć naszą wydajność, produktywność, oraz sprawi, że stale będziemy zajęci.  Jeżeli ktoś pracuje w korporacji to zapewne może narzekać na mnogość spotkań, z których bardzo często nic nie wynika, a pochłaniają sporo czasu. Z drugiej strony czy nie macie wrażenia, że klienci czasami pytają o coś w mailach, aby po prostu z kimś porozmawiać. Seria mało znaczących pytań i niezdecydowanie klienta sprawia, że z nimi chatujemy. Każda nasza odpowiedź rodzi nowe pytanie i tak bez końca.

Jak sobie z tym poradzić?

 

  • Sprawdzaj skrzynkę mailową tylko dwa razy dziennie o stałych porach.

Nie każdy może pozwolić sobie na taki rodzaj pracy, ale jeżeli tylko masz możliwość wprowadź tę zasadę od razu. Ciągłe powiadomienia o nowej wiadomości sprawiają, że jesteśmy rozpraszani i stale odrywani od zajęć, które powinny być realizowane w danym czasie. Bardzo często zamiast zajmować się poważnymi sprawami zaczynamy przeglądać i usuwać spam. Staraj się otwierać skrzynkę mailową dwa razy przez dzień i zarezerwuj sobie chwile czasu tylko na przeglądanie i klasyfikowanie maili. Spam i wiadomości nieistotne od razu usuwaj, zadania mało ważne natychmiast deleguj przesyłając je dalej, a sprawy ważne wpisuj do terminarza jako zadania do wykonania według ich priorytetów. Powyższy schemat pomoże Ci ułożyć chaos w twojej pracy, zwiększy produktywność oraz pozwoli wyeliminować zbędne czynności, które przeszkadzają w codziennych obowiązkach.

  • Formułuj wiadomości w taki sposób, aby Twój komunikat był zrozumiały i jednoznaczny.

Jeżeli dostajesz jakieś zapytanie, często mało precyzyjne, spraw, aby Twoja odpowiedź była wyczerpująca dla odbiorcy wiadomości. To oszczędzi Ci sporo czasu i często sprawi, że klient szybciej podejmie decyzję zakupową. Poniżej urywek(bez zbędnego przywitania i pożegnania) rozmowy mailowej(autentycznej) pokazujący czego należy unikać:

A: … czy w waszej ofercie posiadacie produkt X…

B: … Tak, posiadamy…

A: … Czy występuje w kolorze czarnym?

B: … Tak, występuje…

A: …Jaki jest czas realizacji zamówienia?

B: …A ile sztuk Pan potrzebuje?

A: …Jeszcze nie wiem dokładnie, inwestor musi policzyć jak będzie na budowie. Czy są dostępne?

…  Tak właśnie wyglądają rozmowy typu chat. Ta rozmowa nigdy się nie kończy.

Jeżeli dostajecie zapytanie tego typu, dobrze jest przedstawić wszystkie możliwości w taki sposób, alby klient nie miał żadnych wątpliwości co do produktu, dostępności czy zakupu. Można by odpowiedzieć w następujący sposób:

A: … czy w waszej ofercie posiadacie produkt X…

B: … Tak, posiadamy całą gamę produktów X. Wszystkie modele dostępne są na naszej stronie internetowej www. Tam znajdzie Pan szczegółowe informacje o produktach, dostępną kolorystykę oraz rysunki techniczne. Produkt aktualnie dostępny jest od ręki. W razie braku w magazynie, czas realizacji zamówienia to 3dni robocze.

Warto zapoznać się również z produktami potrzebnymi do montażu oraz pochodnymi na www…

Przy zamówieniu powyżej 1000zł przesyłka gratis. Poniżej 1000zł dopłata 20zł brutto.

Przy stałej współpracy możliwość uzyskania rabatu dystrybutorskiego oraz kredytu kupieckiego…

 

Tak sformułowany maila powoduje, że delegujesz na klienta zadanie związane z zapoznaniem się z ofertą, kolorystyką etc. To sprawi, że klient nie będzie zabierał Ci czasu, gdyż będzie zmuszony do samodzielnego doczytania informacji o produktach czy usługach na Twojej stronie internetowej. Robiąc raz porządny opis na swojej stronie, sprawisz, że unikniesz mnóstwo zbędnych rozmów w przyszłości, co pozwoli Ci zaoszczędzić sporo cennego czasu.

 

  • Bądź zajęty.

Gdy zdarzają się sytuacje, że przychodzi do Ciebie pracownik, kolega z pracy czy jakakolwiek inna osoba z firmy z jakimś pilnym zapytaniem udawaj lub bądź zajęty. Zauważ, że jeżeli rozmawiasz przez telefon, ktoś coś od Ciebie potrzebuje, ale nie możesz poświęcić mu chwili i nagle okazuje się, że sam znajdzie jakieś rozwiązanie. Im bardziej będziesz niedostępny dla innych, tym bardziej kreatywni będą Twoi ludzie czy współpracownicy. Wiadomo, że jak jest jakiś problem najłatwiej zapytać osobę, która sobie z tym poradzi i weźmie odpowiedzialność. Takie zachowanie z jednej strony zabiera Twój cenny czas, a z drugiej strony zabija kreatywność w ludziach, z którymi pracujesz.

  • Odbieraj telefon w określony sposób

Jeżeli widzisz, że dzwoni kontrahent, który uwielbia się rozgadywać na tematy o niczym rozpocznij rozmowę w określony sposób: Witam Panie Janku, za dwie minuty mam spotkanie, co mogę dla Pana zrobić. Jeżeli sprawa wymaga dłużej rozmowy proszę napisać maila, zajmę się tym jak tylko będę miał chwilę.

Istnieje duże prawdopodobieństwo, że albo załatwisz tę sprawę w dwie minuty, albo klient skontaktuje się z działem obsługi lub sprawa nie jest na tyle pilna i można ją będzie załatwić mailowo w późniejszym czasie. To pozwoli Ci lepiej planować zadania i szybciej się z nich wywiązywać.

  • Zawsze określaj agendę spotkania oraz dokładny terminy jego zakończenia.

Nie uczęszczaj na spotkania, które nie mają rozpisanej agendy. To zasada, którą zacząłem stosować we własnej firmie na spotkaniach z pracownikami. Zauważyłem, że gdy zaistnieje jakiś problem spotykamy się, aby go rozwiązać i bardzo często temat rozmowy się rozmywa. W zasadzie to za każdym razem każdy dodaje coś od siebie i zbaczamy z tematu. To sprawiało, że spotkanie przeciągało się do dwóch godzin i często nie osiągaliśmy żadnego porozumienia. Obecnie, gdy każdy ma jakiś problem, pytanie, zapotrzebowanie spisuje to u siebie. Końcem miesiąca wszyscy przesyłają swoje uwagi na jednego maila i tworzymy agendę naszego spotkania. Czas planujemy na maksymalnie jedną godzinę i krok po kroku realizujemy plan spotkania. Wychodzimy dopiero po rozwiązaniu wszystkich problemów i zatwierdzeniu wszelkich ustaleń. Całość jest spisywana w protokole spotkania i wpinana do segregatora, aby zawsze można było wrócić do tematu i zweryfikować czy wszyscy przestrzegają ustalonych reguł. Taka forma spotkań poprawiła ich efektywność, zmniejszyła czas trwania i poprawiła jakość relacji i warunków pracy. Dobrze jest, aby każdy miał wgląd do agendy przynajmniej dzień wcześniej żeby mógł przygotować sobie pytania lub uwagi dotyczące danej tematyki.

 

Jeżeli wprowadzisz powyższe zasady do swojego życia, do swojej pracy to gwarantuję Ci, że staniesz się mniej zajęty lub chociaż będzie mógł robić więcej w tym samym czasie. Pozbędziesz się frustracji spowodowanej ciągłymi mailami, telefonami i brakiem czasu. Będziesz mógł częściej zajmować się rzeczami naprawdę istotnymi i ważnymi dla Ciebie, a nie dla innych.

Udostępnij ten artykuł Twoim znajomym!