delegowanie

Prowadzisz własną firmę i jesteś zaszokowany tym jak codziennie przybywa Ci zadań do wykonania? Czasami masz już dość, bo zwyczajnie sobie nie radzisz i spędzasz w firmie zbyt dużo czasu? Jest pewien sposób, który pomoże Ci zapanować nad chaosem obowiązków. To możliwe tylko wtedy, kiedy nauczysz się skutecznie delegować zadania innym pracownikom.

Wiele osób źle się do tego zabiera i popełnia kardynalne błędy, które po jakimś czasie mogą doprowadzić do fatalnej sytuacji. Zebrałem 10 najczęstszych, abyś mógł w porę ich uniknąć i jak najszybciej wprowadzić zmiany na lepsze w Twoim biznesie.

Dzięki temu zadania zawsze będą wykonane na czas, a Twoi pracownicy zawsze będą mieli przekazane najważniejsze wytyczne odnośnie ich realizacji.

  1. Nie doceniasz pracowników

Jeśli należycie nie doceniasz swoich pracowników, to tym samym obniżasz ich motywację i chęć działania. Kiedy zadanie jest dobrze wykonane, to najczęściej szef zbiera gratulacje od klienta. Pracownik schodzi na dalszy plan i przy świętowaniu sukcesu jest pomijany.

Pamiętaj, żeby uczcić sukces pracownika i pogratulować mu wykonania projektu. To bardzo pozytywnie wpływa na motywację i zachęci go do większych starań przy kolejnych realizacjach.

  1. Delegujesz zadania jedynie w 50%

Najczęściej w firmach delegowanie zadań realizowane jest w ten sposób, że to szef dostaje zlecenie, potem przekazuje zadanie pracownikowi lub menadżerowi. W bardziej optymistycznym modelu zadanie od razu trafia do menadżera, który zleca je do kompetentnego pracownika.

Problem zaczyna się wtedy, kiedy chcesz mieć ciągłą kontrolę nad najmniejszym aspektem zadania. Twierdzisz, że jeśli sam się nie zajmiesz dopilnowaniem realizacji, to na pewno będzie źle. Wygląda to tak, że dajesz pracownikowi zadanie, jednak on z każdym, nawet najmniejszym problemem musi wrócić do Ciebie. W przypadku poprawek również klient kontaktuje się z Tobą, a następnie Ty z pracownikiem. To błędne koło.

Po zrealizowaniu zlecenia dochodzi do sytuacji, gdzie w razie doskonałego wywiązania się z umowy to szef zdobywa pochwały i uznanie, a pracownik czuje się niedoceniony. Z kolei kiedy projekt został źle zrobiony, to wtedy pracownik obrywa od szefa. Przeważnie wina leży po stronie pracodawcy, który źle przekazał wytyczne od klienta.

Dodatkowo jako szef jesteś wtedy tzw. „wąskim gardłem” firmy. Hamujesz realizację projektu, bo absolutnie wszystko musi przejść przez Twoje ręce. Należy pozbyć się myślenia w stylu – ja wszystko zrobię lepiej, bo ono mocno ogranicza.

  1. Delegowanie metodą „palca wskazującego”

Jeśli osobiście zaczniesz wszystko tłumaczyć każdemu pracownikowi, to w pewnym momencie zorientujesz się, że nie masz czasu na zajmowanie się znacznie ważniejszymi sprawami. Jest to nieproduktywne i problematyczne na dłuższą metę.  Każde zadanie musi być wyznaczane od nowa, co powoduje jeszcze większe zamieszanie w Twojej firmie.

Dodatkowym problemem jest to, że kiedy zlecasz jakieś zadanie, to masz bardzo wysokie wymagania względem jego realizacji. Spoglądasz wtedy na jego wykonanie przez pryzmat tego, w jaki sposób Ty byś to zrobił.

Przez to zawsze będzie tak, że jakikolwiek pracownik by się tym nie zajmował, to dla Ciebie będzie źle. Oczywiście jakość jest ważna i należy ją kontrolować, ale zawsze należy dać pracownikom pewną swobodę w podejmowaniu decyzji w zakresie realizacji zadania.

  1. Wybór niewłaściwych osób do oddelegowania zadania

Przy delegowaniu zadań należy mieć na uwadze umiejętności danego pracownika. Jeśli dostanie zbyt proste zadanie do wykonania, to na pewno nie będzie odczuwał on z jego realizacji pełnej satysfakcji. Po pewnym czasie spadnie też jego motywacja, bo będzie czuł, że się nie rozwija i nie wykorzystuje pełni swoich możliwości.

Z kolei, jeśli postawisz poprzeczkę zbyt wysoko, to jedynie go przestraszysz i najprawdopodobniej będzie się mocno męczył z zadaniem. W stresie najprawdopodobniej zrobi byle jak lub nie skończy na czas.

Zadbaj o to, aby pracownik miał możliwość rozwoju poprzez realizowanie zadania, ale pamiętaj, żeby nie było ono ponad jego siły. Analizuj profile swoich pracowników i staraj się jak najlepiej dopasować dane zadania do ich kompetencji.

  1. Ingerujesz w kompetencje podwładnych

Bardzo często zdarza się, że szef po przekazaniu zadania menadżerowi dodatkowo kontaktuje się z pracownikiem przedstawiając jeszcze inne wytyczne. Odbywa się to bez wiedzy menadżera, który przecież miał się zająć monitorowaniem wykonywania zadania oraz przekazaniem wszystkich danych pracownikowi.

Kiedy pracownik będzie dostawał sprzeczne sygnały od menadżera i szefa, to z pewnością będzie zdezorientowany. W końcu pogubi się przy realizacji zadania i możesz zapomnieć o jego prawidłowym wykonaniu.

  1. Nie precyzujesz konkretnego celu i znaczenia zlecanego zadania

Kiedy delegujesz zadanie, to musisz pamiętać o przekazaniu jasnych wytycznych odnośnie jego realizacji. Przedstaw swoje wymagania najlepiej jak tylko potrafisz z uwzględnieniem najważniejszych punktów.

Jeśli pracownik otrzymał niepełne dane, to najpewniej za jakiś czas zgłosi się po dodatkowe informacje, potem jeszcze raz itd. Jeśli zależy Ci na efektywnym delegowaniu, to musisz nauczyć się stawiać konkretne wymagania, które będą dla niego zrozumiałe.

Oczywiście nie oznacza to, że pracownik nie może się zgłosić się w razie problemów. Powinieneś jednak zrobić wszystko, żeby mógł on jak najlepiej skupić się na wykonywanym zadaniu, a nie zastanawiał się co miał na myśli szef czy menadżer.

Warto sprawdzić jak pracownik zrozumiał Twoje wytyczne i czy rzeczywiście wie jaka jest Twoja wizja. Najlepiej poproś go o to, aby opowiedział Ci ze swojej perspektywy jak on widzi wykonanie danego zadania i czy wszystko się zgadza. Taki prosty zabieg pozwoli już na wstępie wyłapać ewentualne niedomówienia oraz jeszcze dobitniej doprecyzuje najważniejsze kwestie.

  1. Nie kontrolujesz zarówno bieżącego wykonywania jak i zakończenia zadania

Warto jest na bieżąco monitorować wykonywanie zadania przez pracownika. Już na samym początku powinieneś ustalić na jakich etapach będziesz sprowadzał realizację oraz wyznaczyć konkretny termin zakończenia.

Takie działanie ma dwie, bardzo ważne zalety. Motywujesz pracownika, dzięki czemu nie odkłada on wykonania zadania na ostatnią chwilę oraz stale kontrolujesz poprawność realizacji. Jeśli zaniedbasz ten etap, to istnieje bardzo wysokie ryzyko, że brak kontroli odbije się na terminowości pracownika, jak również samej jakości wykonanego zadania.

  1. Nie dajesz pracownikom możliwości wybierania różnych rozwiązań

Daj szansę pracownikowi się wykazać. Niech zaproponuje najlepsze rozwiązanie danego zadania, jak również ewentualne narzędzia, które będą pomocne w tym procesie. To bardzo umacnia relacje pomiędzy Tobą, a pracownikiem. Pozwoli się mu poczuć ważniejszym, że faktycznie ma wpływ na lepszą realizację projektu.

Zostaw także pewną swobodę działania w wykonywaniu wyznaczonego zadania. Powinieneś to wszystko ustalić na samym początku omawiania szczegółów danego projektu. Dzięki temu osoba, która zajmuje się zadaniem nie będzie stale zawracać Ci głowy najprostszymi sprawami, z którymi może sobie poradzić sama.

Jeśli zbyt rygorystycznie nakreślisz normy, to wtedy pracownik będzie się wręcz bał samodzielnie zastanowić nad innym rozwiązaniem. Wtedy od razu zgłosi się do Ciebie, potem kolejny raz i tak w nieskończoność. Nie na tym polega efektywne delegowanie zadań i po pewnym czasie zacznie to sprawiać coraz więcej problemów.

  1. Brak odpowiedzialności podczas delegowania

Bardzo częsty błąd, który bierze się niejako z lekkomyślności samego szefa lub menadżera. Pamiętaj, że to Ty ponosisz odpowiedzialność za Twój zespół i musisz nad nim odpowiednio panować.

Co zrobisz kiedy pracownik absolutnie nie poradzi sobie z zadaniem i go zawali? Najprawdopodobniej przerzucisz całą odpowiedzialność za niepowodzenie na niego. Tymczasem należałoby się najpierw zastanowić, czy również Ty nie popełniłeś błędów przy delegowaniu zadania. Może przekazałeś niezbyt szczegółowe wytyczne lub nie monitorowałeś należycie wykonywania zadania?

Sam pracownik musi zostać na początku uświadomiony, że zlecone zadanie jest ważne dla projektu i musi zostać wykonane naprawdę solidnie. Musi mieć poczucie, iż nie może sobie pozwolić na opóźnienia. Nie chodzi tutaj o wywieranie zbyt wielkiej presji, która może wywołać niepotrzebny stres, ale jasne ustalenie zasad wykonania zadań.

  1. Brak ustalenia konkretnego terminu wykonania zadania

Nie warto jest zwlekać z delegowaniem zadań. Im wcześniej to zrobisz, tym szybciej zostaną one wykonane i w razie czego zyskasz czas na ewentualne poprawki.

Przy delegowaniu warto pamiętać, żeby ustalić konkretne terminy realizowania poszczególnych etapów zadania. Jeśli zostawisz pracownika samego sobie, bez konkretnych wytycznych odnośnie terminu realizacji, to możesz się bardzo negatywnie zdziwić, kiedy nadejdzie ostateczny termin oddania projektu.

Zadanie najprawdopodobniej będzie niedokończone lub zrobione byle jak ze względu na nagłe pośpieszanie z Twojej strony. Natomiast jeśli od samego początku zapanujesz nad wyznaczeniem konkretnych terminów realizacji zadania, to ryzyko jakichkolwiek opóźnień mocno się minimalizuje.

Udostępnij ten artykuł Twoim znajomym!