Jak znaleźć na to czas? To jest pytanie, które trapi zdecydowaną większość przedsiębiorców. Właściciele firm często nie radzą sobie z gospodarowaniem swoim czasem, czyli jak to się fachowo nazywa zarządzaniem sobą w czasie. Często spotykam się z różnymi przedsiębiorcami, czy to znajomymi, kolegami, czy osobami spotkanymi na szkoleniach czy w stowarzyszeniach i w wielu przypadkach słyszę, że nie mają na coś czasu.

Jak znaleźć ten czas?

Proponuję zrobić plan. Zadać sobie pytanie po co nam jest ten dodatkowy czas? Ile go potrzebujemy, albo ile go chcemy?

Odpowiadając sobie na te pytania będziemy konkretnie wiedzieć jakich rezultatów oczekujemy przez co łatwiej nam będzie je osiągnąć.

Załóżmy, że potrzebujemy znaleźć czas, aby zacząć regularne treningi choćby dwa dni w tygodniu. Nie umiemy się wyrobić nigdy z robotą, aby skończyć wcześniej lub udaje się to tylko czasami przez co nasze treningi są nieregularne i chaotyczne – nie przynoszą efektów.

Mamy już cel, czyli dwa treningi w tygodniu po dwie godziny plus dojazd – teraz trzeba jego realizacji. Zaczynamy używać TERMINARZA – narzędzie konieczne do realizacji celu! Wpisujemy w grafik np. wtorek oraz czwartek 18:00 – 21:00  – trening i od tej pory traktujemy to jak najważniejsza rzecz do zrobienia w tym czasie. Nic nie może nam przeszkodzić w treningu. Wszystko zarówno w życiu jak i biznesie można dobrze i spójnie poukładać. Rezerwując sobie taki termin trzymamy się go choćby nie wiadomo co się działo. Inne spotkanie można przełożyć, dentystę umówić w innym terminie. Jeżeli nie wyrabiamy się z jakimś zadaniem to rozkładamy go na następny dzień przed pracą, albo zostajemy dzień wcześniej, w środę dłużej, aby we czwartek na pewno się wyrobić na czas. Taki prosty schemat można stosować do zwiększania efektywności w każdym aspekcie swojego życia. Jednocześnie powinniśmy zrobić inwentaryzację naszych zadań i obowiązków:

Ustalamy co zabiera nam najwięcej czasu? Jaka jest przyczyna tego, że się nie wyrabiamy?

Zauważcie, że większość telefonów, które otrzymujemy to SPAM i zawracanie d***. Dzwonią banki, biura rachunkowe i inni telemarketerzy z ofertami. Dzwonią pracownicy zazwyczaj z pierdołami typu:

– SZEFIE REZERWA SIĘ WŁĄCZYŁA – CO ROBIĆ?

– a masz pieniądze przy sobie?

– MAM!

– to zatankuj!

– OK, DZIĘKI

… albo

– SZEFIE WYŁĄCZYLI PRĄD NA ROBOCIE CO MAMY ROBIĆ?

– a macie agregat?

– MAMY

– to odpalcie i róbcie dalej!

– OK, OK.

… albo

– SZEFIE KOMPUTER MI SIĘ ZEPSUŁ, WYSKAKUJE JAKIŚ BŁĄD?

– a dzwoniłeś na serwis?

– NIE, TO ZADZWONIĘ!

– ok.

 

Powyższe przykłady to autentyki. Jeżeli ktoś prowadzi firmę i zatrudnia kilka, kilkanaście osób to na pewno spotyka się z takimi telefonami. Najgorsze jest to, że właściciel firmy może mieć kilkadziesiąt takich telefonów dziennie, do tego telemarketerzy z banków, oferty kredytów, reklamy w sieci, w prasie itd. Dwadzieścia, trzydzieści a nawet pięćdziesiąt telefonów bez sensu, która zabierają nam cenny czasu. To wcale nie dowodzi, że pracownicy nie myślą, tylko pracodawca nie umie tym pokierować. To pierwszy krok to zniszczenia sobie życia, jeżeli nie dajemy pracownikowi swobody i widełek w celu rozwiązania niektórych problemów, sami sprawiamy, że oni wchodząc do pracy wyłączają myślenie. Jeżeli zawsze jesteśmy najmądrzejsi i będziemy za nich naprawiać takie sytuacje, to tak naprawdę jesteśmy najgłupsi, bo my robimy, a wszyscy pracownicy stoją i patrzą. Musimy jasno określić, kto jest odpowiedzialny za daną rzecz, czy zlecenie od A do Z. Trzeba przekazać część „władzy, uprawnień i odpowiedzialności”. Przekazać ludziom namiary na serwisy, które się nami opiekują. Czy to serwis samochodowy, czy komputerowy, serwerowy. Jeżeli coś się wysypie to pracownicy muszą wiedzieć co robić, muszą znać priorytety. Jeżeli np. zepsuje się jeden samochód to muszą wiedzieć, czy ważniejsze jest go teraz naprawiać na miejscu, holować na warsztat, czy wziąć się za robotę, która ma termin wykonania. Jeżeli handlowcowi szwankuje samochód to może uszkodzone auto zawieźć na warsztat i wziąć na trasę inne. Może przestawić trasy i zrobić dzień biurowy, a pojechać w trasę innego dnia. Nie pozwól, żeby dzwoniono do Ciebie z takimi pytaniami. Kup dodatkowy telefon i daj jednemu pracownikowi, aby ogarniał za ciebie takie sprawy. Daj mu dostęp do konta, wolną rękę w pewnych sprawach, które są dla Ciebie mało istotne, a zabierają masę czasu. W małych firmach, często właściciel kupuje papier do drukarki, papier toaletowy do firmy czy kawę. Zabiera to trochę czasu, a czy nie lepiej oddelegować jedną osobę, która będzie za to odpowiedzialna? Nagle przestaniesz myśleć o kilku rzeczach i możesz skupić się na innych. Jeżeli pracownik jest odpowiedzialny za dany samochód to powinien zawozić go na serwis, pilnować oleju i wymieniać opony na wiosnę i zimę. To naprawdę kilka drobnych zabiegów, które pomagają wygospodarować dodatkowy czas.

 

Jeżeli możemy wdrożyć dodatkowy telefon do firmy to powinniśmy również założyć kilka dodatkowych skrzynek mailowych. Np. jedną do spraw księgowych, inną do rozliczeń, rozdzielić zamówienia hurtowe od detalicznych. Im więcej ludzi w firmie tym większe możliwości dzielenia obowiązków. Pamiętam jak jeszcze trzy lata temu zajmowałem się większością rzeczy w firmie, księgowością, przelewami, zamówieniami, obsługą klientów hurtowych i detalicznych itd. Głowa po prostu pękała. Przychodząc po weekendzie do pracy w skrzynce było grubo ponad 150 maili. Niektóre zupełnie nieważne, ale inne bardzo ważne, więc przejrzeć trzeba było wszystkie. Pierwsze godziny pracy w poniedziałek mijały na skrupulatnym czytaniu maili. Wtedy miałem tylko dwóch pracowników, więc siłą rzeczy musiałem zajmować się wszystkim. Teraz gdy ludzi jest więcej mam osobne stanowisko od obsługi księgowej, płatności, zamówień, reklamacji, sprzedaży detalicznej, sprzedaży wysyłkowej, terenowych handlowców etc. Przychodzę po weekendzie do firmy i czasami mam dwa, a maksymalnie kilka maili w skrzynce. Nie odbieram już setki telefonów tylko kilka przez cały dzień. Mam czas na zarządzanie i rozwój firmy. Z firmy wychodzę najpóźniej o 17-tej, więc nie ma mowy o braku czasu na to czy tamto. Pamiętajmy, że jeżeli wciąż brakuje nam czasu to zacznijmy uporządkowywać nasze zadania i obowiązku. Zawsze zaczynamy od siebie, a później staramy się wpłynąć na innych. Nie można obwiniać pracowników za nasz brak czasu. Jeżeli nie zrobimy porządku z sobą to nie damy rady zarządzać innymi. Podstawowe narzędzie jakim jest terminarz i konsekwentne w trzymanie się planu wystarczą, aby znaleźć dodatkowe godziny na inne przyjemności.

Udostępnij ten artykuł Twoim znajomym!